Protezione dei dati per chi gestisce la Piattaforma

6.1. Minimizzazione: non chiedere più del necessario

L’assistente è già progettato per raccogliere solo l’indispensabile durante la conversazione (nome, telefono, ciò che il cliente racconta di propria iniziativa). Come persona che interviene di persona (paragrafo 5), segui lo stesso criterio: non chiedere dati che non ti servono per risolvere il caso, e non copiare dati di un cliente fuori dalla Piattaforma (fogli sparsi, note personali, chat di messaggistica proprie) — tutto ciò che ti serve è già nella scheda del contatto e nel thread della conversazione.

6.2. Di fronte a una richiesta di cancellazione dati di un cliente

Se un cliente ti chiede di cancellare i suoi dati personali (diritto alla cancellazione del RGPD), la Piattaforma ha una procedura per eseguirlo davvero, non solo nascondere la sua scheda:

Requisiti: ruolo Admin — è l’azione più delicata della scheda di un contatto, riservata agli amministratori.

1. Entra in Contatti e individua il cliente (Manuale 27, paragrafo 2).
2. Premi Vedi per aprire la sua scheda.
3. Scendi fino alla sezione «Zona pericolosa», in fondo alla scheda.
4. Scrivi il nome esatto del cliente nel campo di conferma.
5. Premi «Cancella dati del cliente».

Risultato: vengono eliminate in modo permanente le sue conversazioni e i suoi messaggi, allegati, documenti generati e ticket associati; i suoi lead vengono resi anonimi (conservano la fase e l’importo per le tue metriche, senza alcun dato che identifichi la persona); la sua scheda contatto scompare dall’elenco. Non si può annullare.

Importante — Verifica prima di confermare

È un’azione irreversibile e disponibile solo per Admin. Confermala solo quando la richiesta è reale e proviene dal cliente stesso (o da chi lo rappresenta legalmente) — in caso di dubbio, contatta prima il team del tuo fornitore (Manuale 28 · Supporto).

6.3. Disiscrizione dal marketing: STOP, BAJA

Se un cliente risponde via WhatsApp con la parola STOP, BAJA, CANCELAR o UNSUBSCRIBE, la Piattaforma lo contrassegna automaticamente come disiscritto dal marketing — non devi fare nulla. Da quel momento non gli arriva alcuna campagna, anche se resta in una lista (Manuale 27, paragrafo 6). Puoi annullarlo a mano dall’interruttore «Riceve comunicazioni di marketing» nella sua scheda se il cliente lo chiede per un’altra via — la stessa sezione spiegata prima, paragrafo 4.2 del Manuale 27.

6.4. Di fronte a un possibile incidente o violazione di dati

Se noti qualcosa che potrebbe costituire un problema di protezione dei dati — un accesso indebito, un invio alla persona sbagliata, un file che non doveva essere visibile — non gestirlo per conto tuo né limitarti a menzionarlo a voce: apri subito un ticket di Supporto con priorità Urgente (Manuale 28, paragrafo 2), descrivendo l’accaduto con il massimo dettaglio possibile. Il team del tuo fornitore deve saperlo il prima possibile per valutarlo e, se opportuno, agire entro i termini richiesti dal RGPD.